Werken voor een EU-instelling – Moeilijke maar lucratieve markt

Vlaamse kmo’s rijven graag en veel buitenlandse zakenorders binnen, vaak voor grote spelers. Maar daarbij laten de meeste ondernemers opdrachten van EU-instellingen links liggen. Omdat de procedure van aanbestedingen te complex is, te veel tijd vergt enzovoort. Nochtans fungeren deze organisaties evengoed als bedrijven. Ook zij hebben bijvoorbeeld ICT-oplossingen, onderhoud en catering nodig.

Om deze blinde vlek op de radar weg te werken organiseerde Enterprise Europe Network het seminarie ‘Doing business with the EU-institutions: a new world of opportunities?’ op 25 oktober 2017.

Theorie uit eerste hand

Het programma gaf een podium aan verschillende actoren in de aanbestedingsprocedure. Zo deed Claire Tombeux, programme coordinator bij het European Agency for SMEs, de eerder theoretische kant van de EU-instellingen uit de doeken. Welke regels gelden bij de lancering van een aanbesteding en bij de evaluatie van de aanbieders?

De ervaren rot

De Ier Seamus McCann mag zich met zijn 30 jaar ervaring zakendoen met de Europese Commissie met recht en rede ‘expert on EU-tenders’ noemen. Deze consultant en zijn 7 medewerkers realiseerden zo al projecten in meer dan 100 landen. Zoiets kan alleen maar door samenwerking. Zijn belangrijkste tip luidde dan ook: identificeer de juiste internationale partners! Want samen staan kandidaten zoveel sterker.

Elk bedrijf dat is ingeschreven in de EU, mag meedingen naar overheidsopdrachten van de EU. Partner bijvoorbeeld voor een project in Zuid-Amerika met een Spaanse firma en voor een project in West-Afrika met een Frans bedrijf samen. Ook interessant: door de brexit zullen bedrijven gevestigd in het VK niet langer in aanmerking komen voor dit soort opdrachten. Als onze Vlaamse ondernemingen een deel van die koek kunnen opeisen, brengt dat een stortvloed aan opportuniteiten met zich mee.

Volgens Seamus McCann loont het absoluut de moeite om zich te verdiepen in de procedure: “Werken voor de Europese Commissie houdt weinig risico’s in. De betaling en het voorschot zijn gegarandeerd. En de procedures zijn misschien complex maar wel open en robuust. En eenmaal je het onder de knie hebt, verloopt het vrij vlot, want de procedure is overal dezelfde.”

De ervaringsdeskundigen

Om te weten welke mogelijkheden en obstakels opduiken bij zakendoen met EU-instellingen, zijn Vlaamse ondernemers met relevante ervaring de beste bronnen van informatie.

Boris Cossement, CEO van Magec, beet de spits af. Deze specialist in grootkeukens en afvalverwerkingssystemen voor grootkeukens telt 22 werknemers, een kleine onderneming. Toch liet dit familiebedrijf zes concurrenten achter zich en won het een contract met het Europees Parlement om er een afvalverwerkingssysteem te installeren. Volgens Boris Cossement kwam dat dankzij hun expertise, ISO 9001-certificaat, technische bekwaamheid en de moeilijkheidsgraad van het project. Ook de service die mogelijk was omdat ze dicht bij Brussel gevestigd zijn, heeft mee de doorslag gegeven, aldus de CEO. De regels waren bijzonder streng. Zo moest het project binnen de 60 werkdagen klaar zijn. Voor elke dag dat Magec over datum ging, was een boete van 1.500 euro verschuldigd. Toch heeft Boris Cossement nog geen seconde spijt gehad van zijn beslissing om deel te nemen: “De omvang van dit project maakt veel goed. We spreken hier over een aanzienlijk deel van onze totale omzet. Ook konden we er door de productspecialiteit echt onze tanden in zetten. Tot slot is het een geweldige referentie voor toekomstige projecten.”

Vervolgens was het de beurt aan Erik Morren, head of Commercial Department bij Tipik. Dit communicatiebureau uit Brussel richtte voor deze overheidsopdrachten zelfs een aparte businessunit op. Dat sérieux is nodig, want een deelname aan een aanbesteding is een zware investering. Die loopt op tot gemiddeld 100.000 euro per offerte. “Daarvoor moet je bedrijf al een zekere grootte hebben. Een starter kan dit niet dragen, die kan daarvoor beter met een partner in zee gaan”, weet Erik Morren.

Ook is het niet altijd zeker of u die investering wel terug zal verdienen: “Soms worden moeilijkere zaken gevraagd in de tender dan in de realiteit. En zelfs met een contract ben je niet zeker dat je het budget zal verdienen. In crisistijden bijvoorbeeld, krijgen we minder orders dan we aanvankelijk hadden voorzien. Bovendien moet je voldoende bufferruimte hebben om de soms lange betalingstermijnen te overbruggen.”

Tips & Tricks

Ook Gary Clifford, Director van het Institute for Competition & Procurement Studies aan de Bangor University in Wales, deelde begeesterd zijn tips en tricks vanuit onderzoek om een overheidsopdracht te winnen. Die zijn hier samen met de aanbevelingen van de andere sprekers gebundeld:

1 Identificeer de juiste internationale partners. Daarvoor zijn marktonderzoek en een netwerk essentieel. FIT kan daarbij helpen.

2 Geef referenties! Handig is als u die maar van de plank hoeft te plukken bij de samenstelling van een dossier. Zorg dus voortdurend voor referenties: case studies, testimonials …U wint kostbare tijd en belangrijker nog: uw gemoedsrust zal er wel bij varen.

3 Selecteer zorgvuldig aan welke aanbesteding u deelneemt. Wed niet volledig op die ene opdracht. Als het over meer dan 25% van uw omzet gaat, is het vaak te riskant.

4 Beantwoord alleen wat de koper vraagt én beantwoord elke vraag alsof ze op zichzelf staat. Dossiers worden vaak door verschillende mensen beoordeeld die alleen het deel bekijken waar hun expertise geldt.

5 Als iets onduidelijk is in tender: vraag snel om opheldering.

6 Check meteen welke legale documenten vereist zijn, zoals bankafschriften, en vraag die tijdig aan. De deadline staat in steen gebeiteld en het zou zonde zijn dat het hele dossier klaar is op die documenten na. Vertrouw niet uitsluitend op een koeriersdienst, ook die levert niet altijd op tijd. Zorg voor een plan B: zoek een partner in het land waar de aanbesteding moet worden ingediend en geef hem een volmacht. Als het nodig is, kan hij het deelnamedossier printen en indienen.

7 De CEO is niet noodzakelijk de beste persoon om de aanbesteding in te vullen. Vaak kent iemand uit het team de materie veel beter.

8 Een tip voor nieuwkomers: neem niet meteen de leiding, maar werk samen vanuit de tweede hoofdrol. Leg afspraken vast in een onderlinge overeenkomst.

Hoe vindt u Europese tenders?

Op Tender Electronic Daily (TED) verschijnen jaarlijks bijna een half miljoen aanbestedingen. U kan filteren op CPV-code, een classificatiesysteem voor werken, leveringen en diensten bij overheidsopdrachten, vergelijkbaar met de NACE-codes. Het is belangrijk dat u de juiste CPV-code of groep van codes selecteert, dan is de kans groter dat u uw inspanningen in het juiste type aanbesteding investeert. Stel een alert in, zodat u een verwittiging krijgt bij de lancering van een interessante opdracht.

Meer info: http://www.enterpriseeuropevlaanderen.be/advies-op-maat/overheidsopdrachten-in-de-eu

Meer weten over zakendoen met EU-instellingen?

Voor vragen over zakendoen met EU-instellingen kan u bij FIT terecht bij Arnout Geys via arnout.geys@fitagency.be. Als u meer info wil over de activiteiten van Enterprise Europe Network Vlaanderen, mail naar enterprise.europe@vlaanderen.be of surf naar www.enterpriseeuropevlaanderen.be.